Независимо от плановости проведения совещания следует заранее ознакомить всех участников с его целями, задачами, а также с перечнем выносимых на рассмотрение вопросов и списком выступающих. Игнорирование данного правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе.
Техника проведения совещаний
Так вот, обмен мнениями без всякого ущерба для качества можно организовать и по-другому (через служебные записки, докладные, приказы и т. д.). Ну а если по какому-то вопросу действительно необходимо коллективное решение, то тут без совещания, пожалуй, не обойтись. Однако в этом случае становятся реальными две опасности:
После совещаний. Исполнение: Система достижения целей
• довести до участников совещания дату, время и место встречи, а также ключевую проблему и повестку дня. Время и дата должны совпадать с днем, который традиционно выделяется для такого рода деятельности. Непредвиденные совещания возможны лишь как исключение;
• ознакомить участников совещания со справочными и информационными материалами, которые имеют отношение к обсуждаемой проблеме;
приписывание другому не высказанных им мыслей например Ты думаешь. , где Э эффективность; Р результаты совещания принятые решения , С.
Если в совещании участвует большое количество людей, руководителей филиалов, дочерних компаний или представителей сторонних организаций, то рассылаются приглашения (извещения) на совещание. Как правило, такой документ состоит из:
Совещания и заседания, общие и особенные признаки
Независимо от плановости проведения совещания следует заранее ознакомить всех участников с его целями, задачами, а также с перечнем выносимых на рассмотрение вопросов и списком выступающих. Игнорирование данного правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе.
Виды совещаний в организации
Расположение участников во время совещания в кабинете не должно подчеркивать различий в их служебно-иерархическом статусе. В данном случае понятие «круглый стол» имеет прямой и переносный смысл как средство, обеспечивающее непринужденность взаимных контактов между людьми и их оптимальное пространственное расположение.
Надо, например, уяснить себе, что не каждое совещание может дать готовые решения;. Однако заседания лучше созывать в специально оборудованных для этой цели помещениях.
Лекция 10. Совещание как вид управленческого общения: психологический анализ — МегаЛекции
Документальное оформление совещания
- Введение
- 1. Совещания и заседания, общие и особенные признаки
- 1.1. Понятие «совещание» и «заседание»
- 1.2. Организация заседания
- 1.3. Виды и проведение совещаний
- 1.4. Повышение эффективности совещаний и заседаний
- Заключение
- Список используемых источников
На первом этапе руководитель определяет актуальность, тип, предмет обсуждения. Составляет план и список участников, рассылает приглашения. Ознакомьте всех участников с повесткой, по которой будете рассматривать задачи. Это позволит заранее все обдумать и предложить свежие идеи. Все необходимые материалы, документы и доклады должны подготавливаться заранее.
Правила проведения рабочего совещания
Выступления участников могут подкрепляться письменными докладами. Отметим, что доклад является одним из самых длинных деловых документов. Его написание относится к навыкам, необходимым для успешной карьеры. Поэтому дадим несколько основополагающих рекомендаций по составлению текста доклада. Он должен быть:
Чтобы достичь целей, необходимо должным образом подготовить совещание и провести его. Составляет план и список участников, рассылает приглашения.
— кто и какую подготовительную работу должен вести. Иногда целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д.
Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы)
- полный протокол, который содержит запись всех выступлений на заседании (в нем фиксируются обсуждавшиеся вопросы и принятые решения, выступления участников, вопросы, замечания и т.д.);
- краткий протокол, который содержит фамилии выступивших и краткие записи о теме выступления, принятых решениях (без подробностей хода обсуждения).
Предприятия, в которых систематически организовано проведение совещаний, показывают лучшие результаты и скорость развития. Для внедрения такой практики следует добиться от сотрудников дисциплины, последовательности и посещаемости. Внезапные планерки не принесут результатов, так как не позволят работникам подготовиться к ним, сделать отчеты и снижают вовлеченность в процесс.
Виды собраний
Если же совещание продолжается 2 часа без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание побыстрее закончилось. Таким образом, оптимальная продолжительность совещания должна быть не более 1 часа. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10—15-минутный перерыв.
Он может стать основой для обсуждения вопросов, поднимаемых на следующей встрече. Делайте встречу разносторонней От монолога и публичного наказания виновных будет мало пользы.
3. В повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, в результате чего совещание превращается в обсуждение, а зачастую в перебранку между отдельными его участниками или группами, увеличивается число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей.
Участники совещания
- в обмене информацией, при этом невозможно сделать это иначе чем на всеобщем обсуждении;
- в выяснении мнений, необходимых для принятия решения;
- в анализе трудных проблем;
- в принятии сложных, комплексных управленческих решений.
Предприятия, в которых систематически организовано проведение совещаний, показывают лучшие результаты и скорость развития. Для внедрения такой практики следует добиться от сотрудников дисциплины, последовательности и посещаемости. Внезапные планерки не принесут результатов, так как не позволят работникам подготовиться к ним, сделать отчеты и снижают вовлеченность в процесс.
Систематичность проведения совещаний
Если же совещание продолжается 2 часа без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание побыстрее закончилось. Таким образом, оптимальная продолжительность совещания должна быть не более 1 часа. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10—15-минутный перерыв.
Он может стать основой для обсуждения вопросов, поднимаемых на следующей встрече. Делайте встречу разносторонней От монолога и публичного наказания виновных будет мало пользы.
| № | Принятое решение | Ответственный исполнитель | Срок исполнения | Документ, свидетельствующий о выполнении принятого решения | Лицо, контролирующее выполнение решения |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | … | … | … | … | … |
| 2 | … | … | … | … | … |
| … | … | … | … | … | … |
Содержание
