Данным приказом в составе документов, передаваемых в ИФНС регламентировано наличие сопроводительной описи. Это может быть отдельно прилагаемый бланк описи документов в налоговую или опись, приведенная в тексте сопроводительного письма.
Опись документов: как правильно составить в разных ситуациях
- Доказательство передачи одного документа, или пакета отправителем адресату.
- Упрощает процесс отслеживания движения документации внутри организации, за ее пределами.
- Помогает контролировать деятельность службы логистики. Информирует о количестве переданных файлов, о партнерах, которым отправляется документация, в какое время произведена отправка. Благодаря этому экономится время и средства на обработку данных другими способами.
Компании сотрудничают с компаньонами, судебными инстанциями, различными фондами посредством общения через почту. Бланк опись документов, образец которого имеет особенности, оформляется в двух экземплярах. Один из них предназначен для почтового сотрудника, где ставится печать, число передачи и роспись.
Составление и оформление описей дел и передача дел в архив — Студопедия
Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.
Номер страницы ставится сверху, или снизу в центре. К примеру, личные дела сотрудников хранятся в течение 75 лет, фотографии и видеоматериалы — 5 лет.
Наименование | Назначение |
Закрытые | Отражают движение документов в пределах одной организации, подразделения, внутри сети крупной корпорации. |
Открытые | Отражают движение документации за пределы компании. Составляются в зависимости от функций, которые выполняют: составляются для передачи документов в налоговые ведомства, компаниям-партнерам, в финансовые учреждения, и т.д. |
Архивная опись: виды, правила составления.
Образец описи документов для сдачи в архив. Как правильно составить опись предоставляемых документов. Что такое личное дело сотрудника
Компании сотрудничают с компаньонами, судебными инстанциями, различными фондами посредством общения через почту. Бланк опись документов, образец которого имеет особенности, оформляется в двух экземплярах. Один из них предназначен для почтового сотрудника, где ставится печать, число передачи и роспись.
Опись передаваемых документов: как правильно составить опись в другую организацию или налоговую инспекцию и ее образец в России
Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.
перечень документов с указанием числа листов в сшивке;. В конце описи подсчитывается количество листов, документов.
Опись вложения составляется в двух экземплярах — один из них вкладывается в почтовое отправление, второй получает отправитель вместе с квитанцией. Данный документ пишется от руки либо заполняется на компьютере. Исправления в нем не допускаются. Перед запечатыванием почтового отправления на бланке описи вложения ставится штамп почтового отправления.
Сдаточная опись
- Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
- Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
- Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.
В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).
Нумерация страниц дела
Опись для передачи документации другой организации составить очень просто. Для этого необходимо указать наименование организации-отправителя, пронумеровать все вложения и указать количество листов. Таким образом, вы можете избежать необоснованных претензий и обвинений в непредставлении нужной документации и сокрытии сведений.
Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике т. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
Как правильно составить
К каким личным делам должна составляться опись
Все дела, отобранные для архивного хранения, заносятся в сдаточную опись согласно собственному порядковому номеру, который, чаще всего, соответствует номенклатуре дел. Если передается несколько томов либо частей, то каждый том указывается под самостоятельным номеров (обязательно заносится фактическое число листов и крайние даты каждого тома).
Особенности составления описи личных дел сотрудников
О том, как подать в налоговые органы декларацию о доходах и оформить опись документов в налоговую к 3-НДФЛ, мы уже рассказывали в одной из наших статей. Незатронутой осталась тема формирования пакета документов и сопровождающего документа – описи, для последующей передачи документов, запрашиваемых ИФНС.
Содержат список документов дел временного хранения т. Данный перечень удостоверяют подписью составителя.
Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».
Для чего нужна опись
- распоряжения руководителя, поступившие в службу персонала для выполнения, или иные документы организационно-распорядительного характера;
- переписка, связанная с регулированием трудовых отношений;
- организационно-правовая документация (инструкции, положения).
Нередко контрагенты, участники сделок, коллеги из разных отделов передают друг другу важные бумаги. Нередко — оригиналы свидетельств, договоров, актов. Их ценность приводит к необходимости гарантировать повышенную безопасность, подтвердить, что одна сторона передала их, а другая — получила и гарантирует сохранность. В этом и помогает акт передачи.
Форма описи и порядок ее заполнения
Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков. Для первого дела необходимо, чтобы заголовок был написан полностью, затем же повторяющуюся часть заменяют на фразу «То же». Следует обратить внимание, что когда начинается новый лист описи, то заголовок уже указывается полностью.
В случае увольнения сотрудника, его личное досье направляют в архив на хранение. становится основой для принятия архивных дел если речь идёт о внутреннем документообороте.
Содержание