По закону об архивном деле коммерческие фирмы и ИП не обязаны создавать кадровый архив. Но должны обеспечить сохранность кадровых документов в течение установленных сроков. Это же подтверждают суды. Это же требует статья 22.3 Трудового кодекса РФ: работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле.
Кадровые документы организации. Формы кадровых документов.
- распорядительная документация;
- документы, которые подтверждают трудовую деятельность конкретного сотрудника;
- внутренняя и официальная переписка;
- расчетно-информационные документы;
- книги или журналы по учету и регистрации документации.
Глава 48.1 ТК РФ содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, которые относятся к микропредприятиям (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации. » от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Так, по условиям указанной главы, микропредприятия получат право отказаться от оформления некоторых кадровых документов (ст. 309.2 ТК РФ).
Кадровая служба с нуля: Прием-передача дел в кадровой службе
Одной из главных обязанностей сотрудников отдела кадров является оформление, регистрация и хранение кадровых документов в организации. От качества работы кадровиков зависит работа бухгалтерии, а это – своевременная выплата зарплаты, отпускных, премиальных вознаграждений и т.д. Правильное оформление кадровых документов является одним из важнейших аспектов в работе всего предприятия.
Решение или протокол о том, что предприятия было создано. Формат электронного документа устареет, и мы не сможем его открыть.
Электронный архив кадровых документов
Необходимые кадровые документы для ООО
- Штатное расписание.
- График отпусков. на предприятии.
- Документы, в соответствии с которыми устанавливается порядок обработки личных данных сотрудников, а также их обязанности и права.
- Инструкции и правила по ОТ. Любой работодатель обязан обеспечить безопасные условия для осуществления сотрудниками их профессиональной деятельности. С составленными инструкциями и правилами служащие должны быть ознакомлены под подпись.
- Графики сменности. В ТК установлена предельно допустимая продолжительность трудовой деятельности в день. При сменной работе учет времени осуществляется путем составления соответствующих графиков.
Управление персоналом значительно шире. Менеджер по управлению персоналом работает в основном с людьми, выполняет много разнообразных обязанностей: подбор персонала, обучение, оценка и аттестация, реализация социальной поддержки и другие. Среди прочего в его обязанности может входить и кадровое делопроизводство.
Внутренняя переписка
Юридическая значимость подписанного электронного документа останется, даже если срок действия ключей ЭП со временем закончится. По ст. 11 закона 63‑ФЗ Об Электронной подписи, квалифицированная ЭП признается действительной, если квалификационный сертификат действителен на момент подписания электронного документа или на день проверки действительности сертификата.
Что делать с бумажными кадровыми документами, мы знаем. Когда увольнялся предыдущий начальник отдела кадров, дела никому не передал.
Как можно обучиться дистанционно (онлайн)
Документация, регламентирующая трудовые отношения
- наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
- наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
- обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации;
- (п.2.30 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах гос., ОМСУ и организациях, утв. Приказом Минкультуры 526 от 31.03.15).
С помощью кадровых документов для руководства предприятия упрощается задача координации сотрудников, а они при этом получают стабильное трудовое взаимодействие. Обязательными для всех предприятий по ТК РФ является наличие правил трудового распорядка в организации, штатного расписания, графика отпусков и документов, определяющих обработку персональных данных сотрудников.
Документы кадрового учета по сотрудникам
После сверки документов можно приступать к составлению акта о приеме-передаче кадровой документации. В тексте акта описываем проделанную работу и ее результаты. Акт должен содержать наименование документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления.
Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия. Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы.
| Вид документа | Срок хранения | Пункт Приказа Росархива 236 |
|---|---|---|
| Трудовые договоры | 50 лет | 435 |
| Приказы и заявления о приеме, увольнении, переводе | 434 | |
| Личные карточки работников | 444 | |
| Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты оказанных услуг | 301 | |
| Журналы инструктажей по охране труда | 45 лет | 423 |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия согласия | 441 |
| Штатные расписания | Постоянно | 40 |
| Табели учета рабочего времени | 5 лет | 402 |
| Графики отпусков | 3 года | 453 |
| Журнал регистрации приказов об отпусках (электронный) | 5 лет | 463 |
| Уведомления работодателя о необходимости выбора формы трудовой книжки | 3 года | 436 |
| Заявления о выборе бумажной ТК. О предоставлении сведений о трудовом стаже по форме СТД‑Р | 1 год. Рекомендуем увеличить до 10 лет | 451 |
| Забытые работниками оригиналы бумажных трудовых книжек | До востребования, 50 лет | 449 |
Перечень отдельных видов документов целесообразно оформить в виде приложений к акту. Акт скрепляют подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, ее членов. Его передают на утверждение руководителю организации (образец на стр. 42).
Где учат специалистов по кадровому делопроизводству
По закону об архивном деле коммерческие фирмы и ИП не обязаны создавать кадровый архив. Но должны обеспечить сохранность кадровых документов в течение установленных сроков. Это же подтверждают суды. Это же требует статья 22.3 Трудового кодекса РФ: работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле.
Для чего нужны кадровые документы?
Правильным считается только тот учет документации, при котором обеспечивается присвоение конкретного номера и имеется отметка о проведенной дате регистрации. Только таким образом они будут иметь юридическую силу. Юридическое лицо может использовать их в качестве аргументов при возникновении трудовых спорных вопросов.
Пришел новый руководитель, поставил вопрос о процедуре приема-передачи. В соответствии с нормами ТК, основные формы кадровых документов следующие.
Содержание
