По закону об архивном деле коммерческие фирмы и ИП не обязаны создавать кадровый архив. Но должны обеспечить сохранность кадровых документов в течение установленных сроков. Это же подтверждают суды. Это же требует статья 22.3 Трудового кодекса РФ: работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле.

Кадровые документы организации. Формы кадровых документов.

  • распорядительная документация;
  • документы, которые подтверждают трудовую деятельность конкретного сотрудника;
  • внутренняя и официальная переписка;
  • расчетно-информационные документы;
  • книги или журналы по учету и регистрации документации.

Глава 48.1 ТК РФ содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, которые относятся к микропредприятиям (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации. » от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Так, по условиям указанной главы, микропредприятия получат право отказаться от оформления некоторых кадровых документов (ст. 309.2 ТК РФ).

эксперт
Мнение эксперта
Сулигин Семен Викторович, эксперт по налоговому праву
Если у вас появляются вопросы, задавайте их мне!
Задать вопрос эксперту
Оформление, регистрация и хранение кадровых документов - правила • Для большинства из них используются типовые бланки. документы, подтверждающие законность нахождения такого лица на территории РФ;. По всем сложным вопросам пишите мне, я отвечу в течение рабочего дня!

Кадровая служба с нуля: Прием-передача дел в кадровой службе

Одной из главных обязанностей сотрудников отдела кадров является оформление, регистрация и хранение кадровых документов в организации. От качества работы кадровиков зависит работа бухгалтерии, а это - своевременная выплата зарплаты, отпускных, премиальных вознаграждений и т.д. Правильное оформление кадровых документов является одним из важнейших аспектов в работе всего предприятия.
Решение или протокол о том, что предприятия было создано. Формат электронного документа устареет, и мы не сможем его открыть.

Электронный архив кадровых документов

Как стать кадровым делопроизводителем | АБиУС
Документация по персоналу имеет разнообразный характер и сопровождает сотрудника на всех этапах его карьеры от трудоустройства до увольнения. Специалист по кадровому делопроизводству занимается документацией распорядительной, плановой, организационной, документацией по социальному обеспечению. Он выполняет учет, хранение, перемещение документов между отделами организации. Когда увольнялся предыдущий начальник отдела кадров, дела никому не передал.
При этом все документы, причисляемые к каждой из приведенных групп, обладают определенной спецификой. Они предназначаются для конкретных целей и поэтому по-разному разрабатываются, вводятся в действие, а также утверждаются.

Знаете ли Вы хорошего юриста по налоговому праву?
ДаНет

Необходимые кадровые документы для ООО

  1. Штатное расписание.
  2. График отпусков. на предприятии.
  3. Документы, в соответствии с которыми устанавливается порядок обработки личных данных сотрудников, а также их обязанности и права.
  4. Инструкции и правила по ОТ. Любой работодатель обязан обеспечить безопасные условия для осуществления сотрудниками их профессиональной деятельности. С составленными инструкциями и правилами служащие должны быть ознакомлены под подпись.
  5. Графики сменности. В ТК установлена предельно допустимая продолжительность трудовой деятельности в день. При сменной работе учет времени осуществляется путем составления соответствующих графиков.

Управление персоналом значительно шире. Менеджер по управлению персоналом работает в основном с людьми, выполняет много разнообразных обязанностей: подбор персонала, обучение, оценка и аттестация, реализация социальной поддержки и другие. Среди прочего в его обязанности может входить и кадровое делопроизводство.

эксперт
Мнение эксперта
Сулигин Семен Викторович, эксперт по налоговому праву
Если у вас появляются вопросы, задавайте их мне!
Задать вопрос эксперту
Необходимые кадровые документы с нуля для ООО • приказы унифицированной, а также произвольной формы;. Неправильно определяют момент, с которого считать срок хранения. По всем сложным вопросам пишите мне, я отвечу в течение рабочего дня!

Внутренняя переписка

Юридическая значимость подписанного электронного документа останется, даже если срок действия ключей ЭП со временем закончится. По ст. 11 закона 63‑ФЗ Об Электронной подписи, квалифицированная ЭП признается действительной, если квалификационный сертификат действителен на момент подписания электронного документа или на день проверки действительности сертификата.
Что делать с бумажными кадровыми документами, мы знаем. Когда увольнялся предыдущий начальник отдела кадров, дела никому не передал.

Как можно обучиться дистанционно (онлайн)

Сроки хранения электронных кадровых документов
После сверки документов можно приступать к составлению акта о приеме-передаче кадровой документации. В тексте акта описываем проделанную работу и ее результаты. Акт должен содержать наименование документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления. Последними в списке, но не таковыми по значению, идут распорядительные документы.
В случае правильно оформленной учетной кадровой документации (когда документ пронумерован, на нем проставлена дата его регистрации) работодателю не составит труда выиграть трудовой спор с сотрудником.

Документация, регламентирующая трудовые отношения

  • наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
  • наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
  • обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации;
  • (п.2.30 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах гос., ОМСУ и организациях, утв. Приказом Минкультуры 526 от 31.03.15).

С помощью кадровых документов для руководства предприятия упрощается задача координации сотрудников, а они при этом получают стабильное трудовое взаимодействие. Обязательными для всех предприятий по ТК РФ является наличие правил трудового распорядка в организации, штатного расписания, графика отпусков и документов, определяющих обработку персональных данных сотрудников.

Документы кадрового учета по сотрудникам

После сверки документов можно приступать к составлению акта о приеме-передаче кадровой документации. В тексте акта описываем проделанную работу и ее результаты. Акт должен содержать наименование документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления.
Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия. Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы.

Вид документаСрок храненияПункт Приказа
Росархива 236
Трудовые договоры50 лет435
Приказы и заявления о приеме, увольнении, переводе434
Личные карточки работников444
Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты оказанных услуг301
Журналы инструктажей по охране труда45 лет423
Согласие на обработку персональных данных3 года после истечения срока действия согласия441
Штатные расписанияПостоянно40
Табели учета рабочего времени5 лет402
Графики отпусков3 года453
Журнал регистрации приказов об отпусках (электронный)5 лет463
Уведомления работодателя о необходимости выбора формы трудовой книжки3 года436
Заявления о выборе бумажной ТК. О предоставлении сведений о трудовом стаже по форме СТД‑Р1 год. Рекомендуем увеличить до 10 лет451
Забытые работниками оригиналы бумажных трудовых книжекДо востребования, 50 лет449

Перечень отдельных видов документов целесообразно оформить в виде приложений к акту. Акт скрепляют подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, ее членов. Его передают на утверждение руководителю организации (образец на стр. 42).

Где учат специалистов по кадровому делопроизводству

По закону об архивном деле коммерческие фирмы и ИП не обязаны создавать кадровый архив. Но должны обеспечить сохранность кадровых документов в течение установленных сроков. Это же подтверждают суды. Это же требует статья 22.3 Трудового кодекса РФ: работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле.

Для чего нужны кадровые документы?

Правильным считается только тот учет документации, при котором обеспечивается присвоение конкретного номера и имеется отметка о проведенной дате регистрации. Только таким образом они будут иметь юридическую силу. Юридическое лицо может использовать их в качестве аргументов при возникновении трудовых спорных вопросов.
Пришел новый руководитель, поставил вопрос о процедуре приема-передачи. В соответствии с нормами ТК, основные формы кадровых документов следующие.

🟠 Пройдите опрос и получите консультацию бесплатно

🟠 Введите вопрос в форму, и юрист вам ответит

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *