Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:
Сроки хранения личных дел уволенных работников | Современный предприниматель
Срок хранения личных дел работников определяется в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, далее — Перечень №558. Регламент утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Сроки хранения кадровых документов, Кадровый архив, Личная карточка работника.
В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.
Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы. Если сотрудник уходит с предприятия, то личное дело закрывают в день его увольнения.
Какие документы работодатель выдает в 2024 году при увольнении сотрудника?
Срок хранения личных дел уволенных работников
В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.
Образец контрольной карточки
Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным.
персональное заявление специалиста о приеме на работу; , трудовой договор;. Личные дела содержат персональные данные сотрудников.
Как правильно хранить личные дела в бюджетной организации
Порядок формирования личного дела работника после увольнения
- Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
- Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
- Сведения от аттестации.
- Трудовой контракт.
- Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).
Данные из этих бумаг работник кадровой службы должен проверить, внести в личную карточку и вернуть сотруднику (ст. 65 ТК РФ, Постановление пятнадцатого Арбитражного Апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013). Если контролеры обнаружат в личном деле сотрудника копии указанных документов, работодателя оштрафуют по ст. 13.11 КоАП РФ (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013).
Сроки хранения личных дел уволенных сотрудников
Подлинники — это приоритетное условие для хранения документов в личном деле. Копированные варианты возможны, но только в виде приложений к различным приказам: о приёме, увольнении сотрудника, а также о его возможных перемещениях. Есть несколько правил подготовки к долгосрочному хранению документов уволенных сотрудников, которых необходимо придерживаться:
Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств. По истечении сроков хранения личные дела уволенных сотрудников подлежат уничтожению ч.
Личное дело сотрудника — пакет документов и сведений о работнике касательно занимаемых им должностей и работы на предприятии. Такая совокупность документов подготавливается на каждого работника организации.
Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников
- трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
- справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
- копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
- копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
- копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
- другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.
Кадровые специалисты бесплатно предоставляют копии и справки документов, связанных с социальными и пенсионными вопросами, получением льгот и компенсаций. Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств. После применения изъятые документы обязательно возвращаются собственнику или владельцу.
Правила использования архивной информации
ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.
в иных организациях не менее 75 лет со дня создания. Какие документы работодатель выдает в 2024 году при увольнении сотрудника.
В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.
Срок хранения личных дел уволенных сотрудников
- руководитель организации и его штатные заместители;
- руководитель и работники отдела кадров;
- руководитель и работники юридической службы;
- сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
- руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
- другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.
Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? По действующему ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ бумаги по личному составу оставляют в архиве на 75 лет. Документы на персонал, уволенный после 1 января 2003 года, остаются в архиве на 50 лет.
Как формировать
В отделе кадров папка хранится в качестве документа кадрового производства. После увольнения сотрудника дело остаётся в распоряжении предприятия до конца отчётного года. В последующие три года документы проходят техническую обработку, после чего подлежат передаче для долгосрочного хранения по отчётной описи в архив.
Для предотвращения потери бумаг целесообразно поместить их в сейф металлический шкаф. 50 лет для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
Содержание
