Подлинники — это приоритетное условие для хранения документов в личном деле. Копированные варианты возможны, но только в виде приложений к различным приказам: о приёме, увольнении сотрудника, а также о его возможных перемещениях. Есть несколько правил подготовки к долгосрочному хранению документов уволенных сотрудников, которых необходимо придерживаться:
Сколько хранить личные дела уволенных работников сроки
- Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
- Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
- Сведения от аттестации.
- Трудовой контракт.
- Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).
Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.
Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников в 2024 году: как правильно хранить в архиве организации
Если третьи лица получат доступ к личной информации, наступает основание для привлечения к ответственности. Согласно действующему законодательству ПФ, сотрудник, ответственный за хранение и дел и нарушивший правила разглашения личной информации, может быть привлечён к следующим видам ответственности:
По истечении срока хранения на предприятия, дела уволенных работников передаются в архив. говорит о том, что документы по личному составу хранятся 75 лет.
Сроки хранения кадровых документов, Кадровый архив, Личная карточка работника.
Срок хранения трудовых договоров, в каком случае хранить 75 лет
б) документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ). Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, и об их правах и обязанностях в этой области.
У кого есть доступ к архивным данным?
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они распространяются на все организации независимо от форм собственности. Исключением являются формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые не применяются бюджетными учреждениями.
— об оформлении новой трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине ч. Каждое вложение должно быть пронумеровано по очереди.
Как навести порядок в трудовых договорах
Работа с архивами
В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.
Датирование
Многие современные компании предпочитают держать такие важные документы в электронном виде. Руководство организации обязано принимать все меры для того, чтобы данные не были утрачены, искажены или попали в общий доступ. Помимо этого, существует порядок, согласно которому все электронные данные должны время от времени перезаписываться на более новые носители информации.
Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. — удостоверения, подтверждающие прохождение работником обучения по охране труда;.
| Дата, номер документа | Краткое содержание (ФИО работника, с которым заключен (продлен, перезаключен) трудовой договор (контракт)) | Срок действият рудового договора (контракта) | Подпись работника в получении трудового договора (контракта) | Дата и № приказа | Примечание |
| 23.05.2011 №38 | О заключении контракта с Ниловым К.Л. | С 23.05.2011 по 23.05.2012 | К.Л. Нилов | 23.05.2011 №56-к | В графе могут указываться сведения о досрочном расторжении контракта, изменении отдельных пунктов, продлении и др. |
Учёт и регистрация личной документации
Нормативные акты. Срок хранения трудового договора
- Профильные договоры, а также документы, которые напрямую связаны с деятельностью организации. Хранятся в архивах не дольше 5 лет.
- Хозяйственные договоры. Срок хранения — такой же, как в первом случае.
- Трудовые договоры. Срок хранения трудовых договоров работников, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. Документы с датировкой после 2003 г. хранятся до 50 лет. В случае ликвидации или банкротства предприятия дела сотрудников передаются в муниципальный архив в обработанном виде.
В ст. 13.11 КоАП РФ сказано, что ведение личных дел без письменного согласия работника запрещено. Если данный факт будет выявлен, он станет основанием для взыскания штрафа. Физическое лицо должно внести в казну государства сумму в пределах от 3 до 5 тысяч рублей , а юридическое – в пределах от 15 до 75 тысяч рублей .
Передача
Дело должно состоять из обложки и подлинников, которая содержит полные сведения о сотруднике и характере его трудовой деятельности и обучении. На обложке указываются данные, которые позволяют идентифицировать работника в момент поиска, а также предприятие, если в дальнейшем папки будут сданы в государственный архив.
Важнейшим направлением делопроизводства является сфера хранения и использования оригиналов. Содержательная часть приказа должна соответствовать действительности.
Нумерация
Содержание
