6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор документов на уничтожение Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 N 56 (ред. от 16.07.2019) Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции
- Личные дела сотрудников хранятся в течение 75 лет (с 2003 года — 50 лет);
- Информация о несчастных случаях на производстве – 75 лет (с 2003 года — 50 лет);
- Планы и сметы финансирования, финансовые отчеты имеют непрерывное хранение;
- Гарантийные письма и акты о проведенных проверках касс – должны храниться 3 года;
- Акты о проведенной проверке финансово-хозяйственной деятельности – 5 лет.
2. Электронные сообщения (согласно ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронное сообщение — это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети)
Электронное хранение документов в организации (Мухина М. С. )
Отметим, что в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105; далее — Положение N 105), применяющемся в части, не противоречащей действующему законодательству, нормы, касающиеся хранения документов в электронном виде, отсутствуют, поскольку в период принятия данного Положения электронный документооборот не существовал.
Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго. Как и бумага, носители должны быть уничтожены методом, исключающим их восстановление.
Срок хранения электронных документов работников | Налоги и Право
- Электронные документы включаются в номенклатуру дел организации на общих основаниях, с отметкой в графе «Примечания» о том, что дело ведется в электронном виде.
- Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы – жизненный цикл современных СЭД и форматов файлов это позволяет (такие документы допускается не оформлять в дела полностью и не передавать на ведомственное хранение).
- Электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения включаются в состав архивного фонда организации (специализированного электронного архива).
- Конкретные рекомендации по передаче электронных документов в архив, учету, хранению, конвертированию в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, самостоятельно разрабатываемых в организации на основе действующего законодательства, с учетом методических указаний курирующей архивной организации (при ее наличии). Документы, разработанные ВНИИДАД в 2013 году, например, «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», довольно подробно описывают порядок организации архивов электронных документов.
2. Электронные сообщения (согласно ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронное сообщение — это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети)
Хранение электронных документов
Отметим, что в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105; далее — Положение N 105), применяющемся в части, не противоречащей действующему законодательству, нормы, касающиеся хранения документов в электронном виде, отсутствуют, поскольку в период принятия данного Положения электронный документооборот не существовал.
Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго. Как и бумага, носители должны быть уничтожены методом, исключающим их восстановление.
6.2. При выявлении документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем документов, предложения об определении сроков хранения таких документов направляются в Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации для дальнейшего рассмотрения и согласования Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.
Сроки хранения документов в электронной форме
- проведение мероприятий по обеспечению физической сохранности данных на носителях;
- создание всех условий для вывода и считывания информации по истечении долгосрочного периода с момента ее записи на носитель;
- создание универсальных устройств для полноценного воспроизведения любых данных в многолетней перспективе.
Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах[1].
Хранение электронных документов: особенности, сроки, организация архива
Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ, — в течение четырех лет.
Указать электронность документа можно двумя способами. Метод хорош, но он не решит всех проблем в данной области.
Безопасное хранение электронной документации
Требования к хранению документов в электронной форме
Вопросы: Можно ли хранить в электронном виде названные документы? Какие документы нельзя хранить в электронном виде? На каких электронных носителях можно хранить документы? Какой вид электронной подписи надо применять при оформлении первичных учетных документов? Каков срок хранения документов в электронном виде?
Проблемы устаревания считывающей аппаратуры и ПО
Общее правило обеспечения сохранности носителей таково: чем чище, прохладнее, суше и стабильнее среда хранения документов, тем дольше предполагаемый срок хранения документов. Однако для некоторых носителей следует соблюдать предписания производителей: например, может требоваться, чтобы температура была не ниже определенного уровня или чтобы носитель периодически очищался.
Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел для хозяйственных нужд.
Содержание
