§ К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.
Правила составления описи дел для передачи в архив организации.
- «Порядок заполнения инвентаризационной описи (бланк)»;
- «Унифицированная форма № ИНВ-1—- бланк и образец»;
- «Составляем опись документов в налоговую – образец»;
- «Новая опись: инспекции начали принимать все электронные документы только сейчас».
Утвержденные планы и отчеты, сметы, лимиты, титульные списки должны храниться в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени составления и даты поступления. Например: отчет за 1997г., составленный в 1998г., необходимо поместить в дело за 1997г.; план на 1998г., составленный в 1997г., помещается в дело за 1998г.
Образец описи документов и правила составления
§ При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например опись личных дел. При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.
ü Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении,. Для описи дел по личному составу существует установленная форма.
Алгоритм отбора и уничтожения документов: всё, что касается описей дел |
Опись дел постоянного хранения – что это, образец заполнения
После утверждения акта руководителем организации отобран-
ные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено (п. 107 Правила работы архивов, п. 212 Инструкции по делопроизводству).
Применяемые формы
Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.
2015 526 утверждены следующие формы перечней дел ОД. Требования к оформлению описи дел постоянного хранения.
Образец заполнения описи дел постоянного хранения
Основные разновидности
§ Обычно первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер. В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел.
Утверждаем
Прежде чем передать документы в архив, руководство предприятия инициирует проведение экспертизы. Последняя реализуется на основании приказа, который утверждает членов специальной комиссии. Эти люди полномочны в рамках заседания изучить представленный перечень документации и определить категорию каждой бумаги.
Электронные документы включаются в самостоятельные описи. Методических рекомендаций по оформлению обложек дел и т.
Заголовки дел в описях систематизируются в соответствии с номенклатурой, т.е. дела структурных подразделений вносятся в опись согласно существующей структуры, внутри структурного подразделения дела систематизируются по степени важности.
Основные правила
- Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
- Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.
Далее ответственный делопроизводитель идет к руководителю подразделения, которое отвечает за организацию и контроль всего документооборота в рамках предприятия. Их обычно называют отделы документационного обеспечения или канцелярия. Там, после того как руководитель этого подразделения убедится, что все в порядке, он согласует опись и также ставит фактическую дату.
Итоги
Годовой раздел описи на дела постоянного хранения структурного подразделения составляется в трех экземплярах, подписывается составителем, согласовывается ЭК структурного подразделения, рассматривается и согласовывается ЭК организации железнодорожного транспорта и затем утверждается руководителем структурного подразделения.
Запрос и ответ должны группироваться в одно дело независимо от того, кто его готовил и отправлял. электронных документов постоянного хранения Приложение 17 ;.
Акт можно составить как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт (п. 103 Правил работы архивов,
п. 209 Инструкции по делопроизводству).
Заполняем основное «тело»
- Деятельность архива любого предприятия.
- Методы обеспечения сохранности документов.
- Категории внутренних документов и сроки хранения.
- Проведение экспертизы ценности.
- Порядок передачи документов в архив.
Документы внутри дел располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Документ-ответ располагается после документа-запроса. Запрос и ответ должны группироваться в одно дело независимо от того, кто его готовил и отправлял.
Опись дел постоянного хранения
Документы и дела к уничтожению отбираются по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Затем оформляется акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п. 207 Инструкции по делопроизводству, п. 102 Правил работы архивов).
Такой документ это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате должность, подпись, Ф.
Обязательна ли внутренняя опись личного дела
Содержание
