Учитывая объем документооборота у предприятий малого и среднего бизнеса, а также сроки, которые по закону обязана выжидать организация, через несколько лет у нее образуется такой архив, что приходится выделять отдельные комнаты.
Подготовка документов к архивному хранению в организации 2024
- государственные структуры должны передавать все бумаги на сбережение только в подразделения Архивных Фондов РФ;
- частные структуры могут выбрать любой удобный способ сбережения документов, который предусмотрен действующим законодательством РФ.
Сегодня без документов не работает ни одна организация. Отчеты, квитанции, счета, договора – вот лишь небольшой перечень бумаг, которые есть в каждой организации. Очень многие сталкиваются с проблемой хранения документов: нужно ли их хранить, какое место для этого лучше всего определить и т.д. На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в данной статье.
Для чего нужно архивное хранение документов?
Документы, формирующие дела, подшиваются на четыре протокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Если же документации много, необходимо выделить отдельное помещение под архив. Хранение документов виды и особенности хранения документов организации.
Правила хранения архивных документов периодически обновляются, поэтому важно следить за соблюдением требований к организации архива в компании. Только соблюдение всех условий хранения обеспечивает сохранность не только важной информации, но и репутации фирмы.
Организация архивного хранения кадровых документов: правила и сроки
- учредительная документация, на основании которой функционирует предприятие, а также она определяет юридические параметры фирмы;
- распорядительные бумаги, составляющиеся руководством;
- документы, относящиеся к личным делам работников компании, причем они хранятся не меньше 75 лет;
- бухгалтерская отчетность, в которую включаются разные отчеты, декларации, первичная документация и иные аналогичные бумаги;
- специализированная документация, представленная локальными внутренними актами.
Сегодня внеофисное хранение документов набирает все большую популярность – оно и понятно, ведь это удобно, эффективно, позволяет экономить время и не отвлекаться от первостепенных задач. Компания Rentabox обладает инновационным оборудованием, необходимыми условиями для содержания всевозможных бумаг. Кроме того, мы соблюдаем все законодательные нормы и требования.
Архивирование документов в организации: правила хранения
Таким образом, вышеназванные нормы говорят лишь о том, что Правила организации архивов для коммерческих фирм являются в настоящее время рекомендуемыми. Вместе с тем следование этим Правилам поможет организациям исполнить установленную законодательством обязанность хранения определенных документов и избежать ответственности за ее несоблюдение.
специализированная документация, представленная локальными внутренними актами. Все уничтоженные документы вносятся в акт, под которым ставятся подписи участников комиссии.
Хранение документов организации
Нельзя обустраивать рядом с архивом места общественного питания.
Каковы требования к помещению для архива?
- расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;
- расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;
- расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — 75 см;
- расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — 45 см;
- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см.
Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.
Распределение
В разд. 4.4 Правил даны рекомендации по оборудованию помещений архива стеллажами, а также приведен порядок хранения документов. Так, хранилище должно быть оборудовано стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения можно применять металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.д.
Цельсия, относительная влажность воздуха 50 — 55 ;. Обязательному архивированию подлежат следующие документы.
Порядок архивации документов
Архивные документы и их классификация
- Специальный световой режим. Он указывает на то, что в архиве должно быть выполнено специальное освещение. Так, документы не должны храниться на прямых солнечных лучах. Поэтому чаще всего файлы располагают в северной части помещения. Используются искусственные лампы накаливания. В архив не должен проникать дневной свет.
- Температурный режим. Температура и влажность – это основные показатели в архивных помещениях. Резкие перемены этих данных приведут к быстрой порче данных, которые хранятся в архиве. С помощью особых приборов два раза в неделю проверяются показатели влаги и температуры. Для поддержания нужного микроклимата можно установить кондиционер.
- Санитарный режим архива. В помещении, где хранится большое количество важных документов, постоянно должна быть чистота. Нужно внимательно следить, чтобы не образовывалась плесень, и не заводились мыши или крысы. Для этого важно обеспечить герметичность архива. С полок убирается пыль раз в год. Периодически выполняется влажная уборка и проветривание.
- Надлежащий уровень охраны. Для того, чтобы архивную документацию не украли злоумышленники, нужно обеспечить надежную охрану круглосуточно.
Для каждого предприятия имеется свой срок для передачи документов в архив. Стоит отметить, что подготовку документов перед сдачей в архив выполняет специально созванная комиссия. Она должна состоять из трех – пяти человек. Разработаны некоторые этапы подготовки документов перед сдачей на хранение в архив:
Как подготовить документы для сдачи в архив на хранение?
Несмотря на то, что многие бумаги быстро теряют актуальность, их обязательно нужно сберегать: единые правила хранения архивных документов распространяется на все организации, которые ведут свою деятельность на территории РФ. Хранить при этом нужно как кадровую, так и другие виды документации (хозяйственную и бухгалтерскую).
При передаче документации на хранение определяют сроки хранения. бухгалтерское сбережение отчетов и финансовой деятельности;.
Содержание
