Нотариальный сейф либо архив – идеальное место, куда можно поместить ценные бумаги, не опасаясь за их сохранность. Профессиональные обязанности сотрудников контор регламентированы нормативно-правовыми государственными актами – статьями 97, 98 базового Закона о Нотариате.
Нотариус принимает на хранение документы: перечень, как возвращает, процесс приема и сроки хранения в нотариальном архиве
Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.
Организация архивного хранения документов
Для каждого предприятия имеется свой срок для передачи документов в архив. Стоит отметить, что подготовку документов перед сдачей в архив выполняет специально созванная комиссия. Она должна состоять из трех – пяти человек. Разработаны некоторые этапы подготовки документов перед сдачей на хранение в архив:
Кроме того, нельзя размещать рядом предметы и приборы, которые могут стать причиной пожара. В архив документы передаются от предприятий в порядке общей очереди.
Для чего нужно архивное хранение документов?
Номенклатура и порядок хранения документов в организации — что следует знать каждому руководителю
- ценные бумаги, опись, их подтверждающая, складываются в конверт или непрозрачный пакет;
- каждая единица визируется представителем конторы, на бланке указывается дата принятия на хранение, сроки, в течение которых она будет находиться там;
- пакет опечатывают, затем кладут в сейф;
- клиент получает официальное свидетельство и опись принятых у него, документов.
Случаи, когда возникает необходимость сберечь ценные бумаги, встречается достаточно часто. Нотариальная контора – место, где не только оказывают юридическое сопровождение сделок, заверяют документы, но и обеспечивают их надежную сохранность. Люди хотят быть уверены в неприкосновенности сейфа, наличии возможности всегда им воспользоваться. Рассмотрим как это происходит на практике.
Организация архивного хранения кадровых документов: правила и сроки
Вывод один: абсолютно все документы предприятия передаются на хранение в архив. Это необходимо для того, чтобы в любой момент можно было узнать информацию о том, каковой была деятельность компании 10, а может и 30 лет назад. Все документы должны храниться на основании перечисленных законодательных норм.
В помещении должна быть соответствующая атмосфера не должно быть влаги, печного отопления. СБИС умеет визуализировать этот штамп на электронном документе.
После того, как комиссия завершит описание каждого документа, можно приступать к отбору бумаг, которые подлежат утилизации. Все уничтоженные документы вносятся в акт, под которым ставятся подписи участников комиссии. В конце руководитель организации ставит свою подпись.
Сколько хранятся документы в архиве?
- наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
- наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
- обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации;
- (п.2.30 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах гос., ОМСУ и организациях, утв. Приказом Минкультуры 526 от 31.03.15).
Справка! Столь длительные временные рамки для хранения документов, регулирующих производственные отношения сотрудника и работодателя, аргументированы актуальностью и востребованностью данной информации. Она активно используется в процессе начисления пенсионных выплат, восстановлении утерянных трудовых книжек. Место их хранения – архив.
Почему электронный архив удобнее бумажного
По закону об архивном деле коммерческие фирмы и ИП не обязаны создавать кадровый архив. Но должны обеспечить сохранность кадровых документов в течение установленных сроков. Это же подтверждают суды. Это же требует статья 22.3 Трудового кодекса РФ: работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле.
Если нарушаются правила ведения архива, то уплачивается штраф в размере 500 руб. Разработаны некоторые этапы подготовки документов перед сдачей на хранение в архив.
| Вид документа | Срок хранения | Пункт Приказа Росархива 236 |
|---|---|---|
| Трудовые договоры | 50 лет | 435 |
| Приказы и заявления о приеме, увольнении, переводе | 434 | |
| Личные карточки работников | 444 | |
| Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты оказанных услуг | 301 | |
| Журналы инструктажей по охране труда | 45 лет | 423 |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия согласия | 441 |
| Штатные расписания | Постоянно | 40 |
| Табели учета рабочего времени | 5 лет | 402 |
| Графики отпусков | 3 года | 453 |
| Журнал регистрации приказов об отпусках (электронный) | 5 лет | 463 |
| Уведомления работодателя о необходимости выбора формы трудовой книжки | 3 года | 436 |
| Заявления о выборе бумажной ТК. О предоставлении сведений о трудовом стаже по форме СТД‑Р | 1 год. Рекомендуем увеличить до 10 лет | 451 |
| Забытые работниками оригиналы бумажных трудовых книжек | До востребования, 50 лет | 449 |
Когда организовывают архив?
Обратите внимание! Организации не имеют право уменьшать сроки хранения документов, которые установлены Перечнем. Увеличивать их можно только в случае аргументирования и обоснования особенностями производства.
Договор с архивом
- Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
- Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
- Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
- Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.
Правила работы архивов п. 4.2 указывает, что хранилище должно быть размещено в отдельном специально построенном или приспособленном для этого помещении. Этот факт предусматривается при проектировании и строительстве сооружений. Если специализированного помещения нет, для этой цели выделяется отдельный кабинет в административном здании.
Правила ведения архива
Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.
статистика, которая формируется на предприятии в течение года. Каким способом защитить электронные документы от утраты, решать вам.
