Регулирует срок и порядок хранения кадровой документации «Перечень типовых управленческих документов», утвержденный Росархивом. Сроки хранения документов в делопроизводстве и порядок хранения трудовых книжек утвержден в специальном нормативном акте — Постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках».
Новые сроки хранения документов в организации в 2024 году | Тот Учет | Яндекс Дзен
- указание типа документа (указ, договор, контракт, протокол);
- информация о документе, составленная и изложенная в краткой форме;
- срок (промежуток времени), к которому принадлежит данная документация и дела, относящиеся к ней;
- номер статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел;
- в случае, когда документы являются копиями – обязательно указать об этом при составлении заголовка.
- В-четвертых: в названии дела, включающего в себя переписку, следует в краткой форме указать основных действующих лиц и причину переписки (какой вопрос обсуждается).
- В ходе ведения дел их заглавия в номенклатуре могут корректироваться, дополняться и редактироваться.
Организация вправе продлить временные сроки хранения документов сверх установленных Перечнем, если это вызвано особенностями ее работы и практическими потребностями. Продление производится при проведении экспертизы ценности документов (п. 4.11 Инструкции). А вот снижать установленные сроки хранения компании не вправе (п. 4.10 Инструкции).
Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов
Исчисление срока производится с даты завершения года, в котором были закрыты регистры налогового учета. На отдельные категории налоговой документации распространяют действие дополнительные нормативные акты, устанавливающие более длительные сроки хранения, чем 4 года. В этом случае необходимо следовать их требованиям.
Сюда относится документация следующего характера. Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей.
| Квалификационные требования, профессиональные стандарты: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Типовые дополнительные профессиональные программы: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Учебные планы, задания | 5 лет | – |
| Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке: | – | |
| а) по месту разработки; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий | 5 лет | – |
| Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников | 5 лет | – |
| Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников | 5 лет | – |
Документы (исторические и тематические справки,
обзоры, подборки публикаций в средствах массовой
информации, видеозаписи, фотодокументы и др.) по
истории организации и ее подразделений
Сроки хранения документов в делопроизводстве: особенности и правила.
Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения этих документов. При этом такой срок хранения не может быть менее одного года (п. 4.6 Инструкции). Срок хранения «До минования надобности» установлен, например, для проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, штатных расписаний (п. 9, 41 Правил).
Сроки хранения документов таблица
Существуют разные сроки хранения в делопроизводстве документов определенного вида. Некоторые из них относятся к имеющим бессрочную информативную ценность, другие же теряют актуальность достаточно быстро. Так какие документы и как долго необходимо хранить? Каким способом они должны быть утилизированы? Все это предельно четко прописано в законодательстве.
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда. В процессе деятельности любой компании образуется много документов.
По ряду документов срок их хранения указан в Перечне как «Постоянно». Например, такой срок хранения установлен для штатных расписаний организации (п. 40 Перечня), актов сдачи-приемки, ввода в эксплуатацию зданий, строений, сооружений (п. 544 Перечня), протоколов, постановлений, решений контрольных и ревизионных органов организации (п. 18 Перечня).
Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел? Юридический советник
- первичная документация, бланки — 3 года;
- кассовые документы, информация, касающаяся финансовых операций, — 5 лет;
- платежные и расчетные ведомости (если не имеется лицевого счета) — 75 лет.
Для усовершенствования работы административного аппарата, обеспечения большей оперативности, а кроме того, для улучшения и облегчения работы организации в целом, была придумана достаточно сложная по структуре, но очень простая функционально система классификации документов, сегодня известная как номенклатура дел.
Новые сроки хранения документов в компании: инструкция по применению | Экономика и Жизнь
Срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе (например, к копиям локальных нормативных правовых актов, предусматривающих введение, замену, пересмотр норм труда (п. 394 Перечня)). Такой срок означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми (п. 4.7 Инструкции).
журнал учета оформленных счетов-фактур как минимум, 4 года с даты внесения последней записи;. заявки о потребности в иностранных сотрудниках снижение с 5 до 1 года;.
Медицинская документация
Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации
- приказы о вынесении дисциплинарных взысканий и документы, на которых они основаны – снижение на 2 года — с 5-ти до 3-х;
- заявки о потребности в иностранных сотрудниках – снижение с 5 до 1 года;
- документы о текущем состоянии ТБ и ОТ на предприятии, а также мерах по его улучшению – снижение до 5 лет;
- учетные карточки, книги, базы данных по отпускам, журналы — увеличение с до 5 лет;
- документы учета аварий и несчастных случаев на производстве – снижение до 45 лет;
- графики выхода персонала в отпуск – увеличение с 1 до 3 лет.
К архивным относятся документы, которые хранятся в силу их значимости для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). В Архивный фонд РФ включаются архивные документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющиеся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ (п. 8 ст. 3 Закона № 125-ФЗ).
Структура номенклатуры и порядок заполнения
В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.
8 Кадровое обеспечение раздела II упомянутого приказа Росархива. При создании дел следует придерживаться следующих условий.
Стандартная
Содержание
