Необходимо соблюдать законодательно установленные сроки хранения разных категорий. Например, у бухгалтерских документов он не может быть меньше 5 лет с даты окончания отчётного периода. В остальном компании свободны в обращении с документацией, методах её утилизации и документальном оформлении.
Акт об уничтожении документов
- кадровых и бухгалтерских документов;
- архивов и секретной документации;
- налоговой отчетности;
- первичных документов;
- документов с истекшим сроком обязательного хранения
В законе отсутствует четкое требование относительно того, каким способом следует уничтожать документацию. Можно поручить уничтожение бумаг сотрудникам организации (например, путем измельчения уничтожителем бумаг) или обратиться для этого в специальную фирму. Запрещено выбрасывать такие документы в общие мусорные корзины и контейнеры.
Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения | Современный предприниматель
У любого документа есть срок обязательного хранения. К примеру, договоры, налоговые декларации, оборотные ведомости, журналы и другие аналогичные бумаги должны храниться в организации не менее 5 лет. По истечении этого срока документы можно уничтожать, но делать это нужно тоже с соблюдением особого порядка.
Рассмотрим основное содержание акта организации об уничтожении документов. Если документы в организации уже мешают, стоит задуматься о наведении в них порядка.
Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности. Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении. Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить. Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.
Акт уничтожения документов | 2024
- какие документы были уничтожены (если документов много, они группируются по видам в отдельные папки или дела), можно указать их объем или вес;
- когда была проведена процедура уничтожения бумаг;
- каким способом.
К примеру, когда речь касается организационно-распорядительных документов, трудовых договоров, приказов, то их распечатка необходима в соответствии с законодательством. То же самое касается подотчетных документов, которые составляются «под роспись», требуют заверения печатью организации, нотариального заверения и т.п.
Акт об уничтожении документов — образец, пример заполнения, составляющие
Составленные акты передают на утверждение руководителю организации, а затем их сдают на хранение в архив. В случае возникновения конфликтных ситуаций и разбирательств с контролирующими органами эти акты можно использовать в качестве доказательств. Срок хранения актов не ограничен и считается постоянным.
За восстановление шредированных документов приз 50 тысяч долларов. Для юридических лиц штраф может достигать 300 тысяч рублей.
Все документы хранятся в оперативном обращении предприятия или организации в течение двух лет, после чего передаются в архив предприятия. При подготовке сдачи в архив производится экспертиза ценности документов, в ходе которой устанавливается срок их хранения или возможность их уничтожения.
Акт об уничтожении документов: образец, содержание
- Уничтожать только просмотренные документы. Перед уничтожением каждое дело должно быть полистно просмотрено вручную, чтобы не уничтожить случайно попавший важный документ.
- Документировать каждую уничтоженную бумагу. Обязательно составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который должен утвердить руководитель.
- Обеспечить конфиденциальность. Чтобы документы не перехватили конкуренты, процесс уничтожения должен проходить в Вашем присутствии.
- Сроки хранения документов. Всегда нужно их соблюдать и нельзя уничтожать пока срок хранения документов не истек.
Если документы в организации уже мешают, стоит задуматься о наведении в них порядка. Сделать это можно лишь одним способом: провести уничтожение документов. Но прежде чем начать уничтожать ненужные документы, задумайтесь, а все ли можно уничтожить? И если можно, то как сделать это правильно и по закону?
Грамотное уничтожение документов с помощью экспертов
- Генеральный директор предприятия создает специальную комиссию, в которую могут входить руководители отделов, бухгалтер и другие сотрудники. Ее создание должно быть закреплено приказом.
- Члены комиссии отбирают документы, которые будут сожжены или уничтожены другим способом, и оформляют свое решение актом.
ФИО и должность лица, руководящего уничтожением и составляющего акт;. Сначала архивариусы или секретарь составляют список документации, подлежащей утилизации.
Компания «Корона» работает по договору, а по факту выполнения заказа выдает акт об уничтожении документов, в котором подробно прописываются ключевые обстоятельства: факт уничтожения, способ утилизации и использованное оборудование, уровень секретности и объем документации.
Отбор и порядок уничтожения секретных документальных материалов — презентация онлайн
- заголовок дела — в архивах дела сгруппированы подшивками, например, «Приказы генерального директора»;
- годы;
- количество дел или листов;
- сроки хранения;
- в каком виде передаются — папками, коробками, россыпью.
У любого документа есть срок обязательного хранения. К примеру, договоры, налоговые декларации, оборотные ведомости, журналы и другие аналогичные бумаги должны храниться в организации не менее 5 лет. По истечении этого срока документы можно уничтожать, но делать это нужно тоже с соблюдением особого порядка.
За восстановление шредированных документов приз 50 тысяч долларов
Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности. Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении. Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить. Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.
За восстановление шредированных документов приз 50 тысяч долларов. Здесь нужно указать наименование субъекта хозяйствования, номер акта и дату его оформления, Ф.
Своевременность и регулярность
Приложение N 21. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению
- документ составляем на фирменном бланке предприятия;
- в центре листа указываем название документа, дату его составления и номер;
- в тексте акта приводим нормативный правовой акт, в соответствии с которым отобрана документация;
- перечень удобнее оформить в виде таблицы, в которой необходимо сделать такие графы, как период составления документов, их количество и период их хранения;
- в графе «Итого» указываем общее количество бумаг;
- в конце прописываем состав членов комиссии с названием их должностей и Ф. И. О.;
- в правом верхнем углу листа, в графе «Утверждаю» указывается наименование должности руководителя, его Ф. И. О., дата.
- Генеральный директор предприятия создает специальную комиссию, в которую могут входить руководители отделов, бухгалтер и другие сотрудники. Ее создание должно быть закреплено приказом.
- Члены комиссии отбирают документы, которые будут сожжены или уничтожены другим способом, и оформляют свое решение актом.
Уничтожение с составлением акта без экспертизы ценности документов
Уничтожение документов возможно тремя способами: варкой в бумагоделательной машине, шредированием и кипованием. Каждая технология позволяет использовать отходы переработки в качестве вторсырья для производства санитарно-гигиенической продукции. При этом вероятность передачи информации третьим лицам сведена к нулю.
Ответы на эти вопросы, а также образцы документов вы найдете далее. В этом случае документы сдаются в их первозданном виде как макулатура.
Содержание
