Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения: порядок и способы

  • Экспертиза ценности документов проводится на основе:
  • –действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;
  • –типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.
  • Работники службы делопроизводства, ответственные специалисты за делопроизводство в структурных подразделениях организации совместно с экспертной комиссией проводят отбор документов на хранение или уничтожение.
  • Работы по выделению документов к уничтожению могут также проходить в архиве организации и проводиться работниками архива при проведении экспертизы ценности документов, подлежащих передаче в государственный (муниципальный архив) — для источников комплектования государственных/муниципальных архивов, или в процессе проведения плановых работ по упорядочению дел архивного фонда (для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных муниципальных архивов)/

Небольшая компания может заниматься самостоятельным уничтожением документации, установив офисные шредеры. Однако при утилизации бумаг крупных и важных организаций будет безопаснее обратиться в фирму с квалифицированными работниками и опытными архивариусами. Это поможет заказчику избежать ошибок в документах и утечки информации «шпионам».

эксперт
Мнение эксперта
Сулигин Семен Викторович, эксперт по налоговому праву
Если у вас появляются вопросы, задавайте их мне!
Задать вопрос эксперту
Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения | 2021 • Например, можно сразу сжечь испорченные бланки при соблюдении требований пожарной безопасности. Это документы, срок хранения истек по данным на 1 января текущего года. По всем сложным вопросам пишите мне, я отвечу в течение рабочего дня!

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения — Дело

В указанный акт включаются только дела (документы), срок хранения которых истек к 1 января года, в котором он составляется (п. 2.4.5 Правил работы архивов (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее — Правила работы архивов). Например, в 2017 году в акт на уничтожение может быть включена бухгалтерская и налоговая отчетность, составленная в 2011 году и ранее.
Документальное оформление уничтожения документов. Экспертная комиссия устанавливает факт по истечению сроков хранения всех оцениваемых документов.

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
Чтобы обеспечить максимальную конфиденциальность, большинство компаний занимаются уничтожением документов с истекшим сроком хранения на своей территории, не привлекая к этому специализированные компании. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения процедура, проводящаяся по особым правилам.
Шредер, установленный в организации, позволяет осуществлять одновременное уничтожение бумаг в размере 7-85 листов. В состав установки входит емкость, рассчитанная на объем от 13 до 300 литров. Как правило, большинство организаций устанавливают в свои офисы стационарные шредерные машины. В зависимости от техники измельчения документов шредеры подразделяются на:

Утилизация документов: бухгалтерских, архивных

  1. Сжигания. Это надежно: информация уничтожается полностью. Однако для реализации необходимо иметь производственную печь.
  2. Измельчения. Часто возникает вопрос: какой метод уничтожения документов считается самым распространенным? Так вот ответ — измельчение. Просто рвать дела неправильно. Обычно используется шредер.
  3. Химического воздействия. Под влиянием химических средств бумага размягчается и становится просто массой. Но это долго и требует значительных финансовых затрат.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов архива учреждения. В случае необходимости документы могут быть уничтожены также в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов. Данный акт составляется в произвольной форме.

Знаете ли Вы хорошего юриста по налоговому праву?
ДаНет

Утилизация документов с истекшим сроком хранения, архивов, бумаг

Однако эти правила действуют только для тех организаций, деятельность которых за весь период была безубыточной. Если в какой-то из периодов рентабельность была отрицательной, и этот убыток документально переносился на другие периоды, документы подлежат хранению в течение всего времени, за которое проводился перенос.
утилизация дисков и пластиковых карточек 1000 кг 25000 руб. Кроме неодобрения способа с экологической точки зрения существуют и другие недостатки.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы. [2]

Что содержится в первой части акта

  • убедиться, что у документа действительно истек срок хранения;
  • провести экспертизу ценности документации (с привлечением экспертной комиссии);
  • составить акт на уничтожение документации.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Принципиально важные пункты

В связи с вышеизложенным встает вопрос: как утилизировать личные данные по просьбе гражданина, если закон обязывает не утрачивать их? Например, если такая просьба исходит от бывшего работника компании сразу после увольнения, а для кадровых бумаг, согласно разделу 8 Перечня, установлены определенные сроки сбережения, в т. ч. постоянно.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Все иные сдаются в центральный архив организации при наличии такового.

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

  • порядковый номер строки;
  • заголовок уничтожаемого дела или групповое название документации;
  • крайние даты;
  • идентификационные номера прикладываемых описей;
  • индекс дела согласно номенклатуре, при отсутствии – нумерация по описи;
  • общее количество единиц хранения, подлежащих уничтожению;
  • время хранения;
  • номера статей согласно Перечню;
  • примечания.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Также для получения более подробной информации по всем вопросам организации работы компании вы всегда можете обратиться к профессиональному юристу. Наличие правовой поддержки (в том числе и на постоянной основе) — это гарантия того, что ваша деятельность будет протекать в рамках закона, а риск возникновения каких-либо проблем станет минимальным.
И только после этого, дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть фактически уничтожены п. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

В соответствии с российским законодательством утилизироваться может лишь просроченная документация, т.е. уничтожению подлежат только документы временного (до 10 лет) хранения. Документация, относящаяся к типу регулярного хранения, должна быть отправлена на сохранение в архивы на неограниченное время (от 75 лет).

Стоимость услуг

  • вся процедура соответствует требованиям российского законодательства;
  • измельченное сырье отправляется на дальнейшую переработку для получения новых изделий;
  • по желанию заказчика может производиться выделение дел на уничтожение с выдачей соответствующего акта.

После утверждения описей дел постоянного срока хранения ЭПК архивного учреждения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, вносится запись о том, что годовые разделы описей дел постоянного хранения за эти же годы утверждены, с указанием даты и номера протокола ЭПК.

Закапывание

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Процесс уничтожения документации с грифом секретности происходит особенным образом. Среди известных методов распространено шредирование.

🟠 Пройдите опрос и получите консультацию бесплатно

🟠 Введите вопрос в форму, и юрист вам ответит

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *