Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения: порядок и способы
- Экспертиза ценности документов проводится на основе:
- –действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;
- –типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.
- Работники службы делопроизводства, ответственные специалисты за делопроизводство в структурных подразделениях организации совместно с экспертной комиссией проводят отбор документов на хранение или уничтожение.
- Работы по выделению документов к уничтожению могут также проходить в архиве организации и проводиться работниками архива при проведении экспертизы ценности документов, подлежащих передаче в государственный (муниципальный архив) — для источников комплектования государственных/муниципальных архивов, или в процессе проведения плановых работ по упорядочению дел архивного фонда (для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных муниципальных архивов)/
Небольшая компания может заниматься самостоятельным уничтожением документации, установив офисные шредеры. Однако при утилизации бумаг крупных и важных организаций будет безопаснее обратиться в фирму с квалифицированными работниками и опытными архивариусами. Это поможет заказчику избежать ошибок в документах и утечки информации «шпионам».
Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения — Дело
В указанный акт включаются только дела (документы), срок хранения которых истек к 1 января года, в котором он составляется (п. 2.4.5 Правил работы архивов (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее — Правила работы архивов). Например, в 2017 году в акт на уничтожение может быть включена бухгалтерская и налоговая отчетность, составленная в 2011 году и ранее.
Документальное оформление уничтожения документов. Экспертная комиссия устанавливает факт по истечению сроков хранения всех оцениваемых документов.
Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения
Утилизация документов: бухгалтерских, архивных
- Сжигания. Это надежно: информация уничтожается полностью. Однако для реализации необходимо иметь производственную печь.
- Измельчения. Часто возникает вопрос: какой метод уничтожения документов считается самым распространенным? Так вот ответ — измельчение. Просто рвать дела неправильно. Обычно используется шредер.
- Химического воздействия. Под влиянием химических средств бумага размягчается и становится просто массой. Но это долго и требует значительных финансовых затрат.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов архива учреждения. В случае необходимости документы могут быть уничтожены также в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов. Данный акт составляется в произвольной форме.
Утилизация документов с истекшим сроком хранения, архивов, бумаг
Однако эти правила действуют только для тех организаций, деятельность которых за весь период была безубыточной. Если в какой-то из периодов рентабельность была отрицательной, и этот убыток документально переносился на другие периоды, документы подлежат хранению в течение всего времени, за которое проводился перенос.
утилизация дисков и пластиковых карточек 1000 кг 25000 руб. Кроме неодобрения способа с экологической точки зрения существуют и другие недостатки.
Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы. [2]
Что содержится в первой части акта
- убедиться, что у документа действительно истек срок хранения;
- провести экспертизу ценности документации (с привлечением экспертной комиссии);
- составить акт на уничтожение документации.
Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.
Принципиально важные пункты
В связи с вышеизложенным встает вопрос: как утилизировать личные данные по просьбе гражданина, если закон обязывает не утрачивать их? Например, если такая просьба исходит от бывшего работника компании сразу после увольнения, а для кадровых бумаг, согласно разделу 8 Перечня, установлены определенные сроки сбережения, в т. ч. постоянно.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Все иные сдаются в центральный архив организации при наличии такового.
Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.
Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек
- порядковый номер строки;
- заголовок уничтожаемого дела или групповое название документации;
- крайние даты;
- идентификационные номера прикладываемых описей;
- индекс дела согласно номенклатуре, при отсутствии – нумерация по описи;
- общее количество единиц хранения, подлежащих уничтожению;
- время хранения;
- номера статей согласно Перечню;
- примечания.
В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.
Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
Также для получения более подробной информации по всем вопросам организации работы компании вы всегда можете обратиться к профессиональному юристу. Наличие правовой поддержки (в том числе и на постоянной основе) — это гарантия того, что ваша деятельность будет протекать в рамках закона, а риск возникновения каких-либо проблем станет минимальным.
И только после этого, дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть фактически уничтожены п. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.
В соответствии с российским законодательством утилизироваться может лишь просроченная документация, т.е. уничтожению подлежат только документы временного (до 10 лет) хранения. Документация, относящаяся к типу регулярного хранения, должна быть отправлена на сохранение в архивы на неограниченное время (от 75 лет).
Стоимость услуг
- вся процедура соответствует требованиям российского законодательства;
- измельченное сырье отправляется на дальнейшую переработку для получения новых изделий;
- по желанию заказчика может производиться выделение дел на уничтожение с выдачей соответствующего акта.
После утверждения описей дел постоянного срока хранения ЭПК архивного учреждения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, вносится запись о том, что годовые разделы описей дел постоянного хранения за эти же годы утверждены, с указанием даты и номера протокола ЭПК.
Закапывание
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Процесс уничтожения документации с грифом секретности происходит особенным образом. Среди известных методов распространено шредирование.
Содержание
