Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.
Как правильно составить опись передаваемых документов. Как правильно составить опись документов — образец?
- Титульный лист.
- Наименование описи.
- Оглавление.
- Предисловие.
- Опись.
- Перечень сокращений, если они присутствуют в документе.
- Указатели.
- Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).
- Библиография.
- Перечень используемых терминов.
- Лист-заверитель.
Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.
Опись передаваемых документов: составление, порядок передачи, сроки хранения документов
Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев. После включения их в опись требуется отправить документы в архив. Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.
Перечень сокращений, если они присутствуют в документе. Выполняя опись, необходимо придерживаться таких правил.
Реестр документов для передачи другой организации, образец, опись пример
Опись передаваемых документов: образец
- наименование архивируемых сведений;
- фиксирующая информация (дата, место, номер сформированного бланка);
- перечень сведений, отданных на сбережение;
- наименование юрлиц, а также ФИО составителей;
- печати и подписи ответственных лиц.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Отправка документов по почте
Во время своей профессиональной деятельности любая организация, работающая на территории РФ, достаточно быстро накапливает огромный объем самых разных бумаг. Поэтому их следует периодически отправлять в архивы на хранение. О том, как проводится опись передаваемых документов и сама процедура передачи, расскажет наша статья.
В таких перечнях присутствуют дополнительные графы. Все это делается за подписью кадровика с указанием даты передачи дела.
Как составлять опись передаваемых документов в 2024 году
Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра
- Порядковый номер.
- Индекс конкретного документа в соответствии с номенклатурой.
- Его дата (та, которая указана при регистрации).
- Заголовок (приказ, письмо, договор).
- Номера листов.
- Примечание.
Одним из важных моментов создания описи внутренних документов компании является указание сведений о предприятии, порядковом номере скрепленного тома, названии дела и длительности хранения в архиве. После того как последний документ будет подкреплен к делу, следует оформить лист заверителя. После того, составляется опись и делается переплет.
Опись документов образец 2024
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
Документы строгой отчетности отправляются в архив на определенное количество лет. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.
В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.
Опись дел постоянного хранения
- наименование организации, откуда исходит документация;
- наименование организации, куда передается пакет;
- дата составления перечня;
- порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
- общее количество листов для передачи;
- Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.
Таблица может получиться довольно большой. Но в любом случае в самом конце должна быть сделана итоговая запись о том, сколько документов в ней перечислено, а также подсчитано общее количество страниц. Теперь, заглядывая в такую папку, можно без труда по искомым параметрам найти нужную бумагу, не прилагая к этому особых усилий.
Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Однако при всех различиях остается обязательной виза отправителя и виза принимающей стороны. В этом бланке указывается индивидуальный номер каждого тома, число листов и их крайние даты.
На уничтожение
Содержание
