Все предприятия, функционирующие на территории РФ, обязуются хранить определенные виды документации в соответствии с установленными правилами. Для строительных организаций к обязательному перечню добавляется еще одна крупная категория бумаг – технические документы.
Хранение документов в организации в 2024 году. Организация хранения документов в архиве
С 26 октября 2024 г. вступили поправки в ст. 13.20 КоАП РФ. Они ущественно ужесточили наказание за нарушение правил хранения, а также учета, комплектования и использования архивных документов. Теперь нарушителям срока хранения документов в 2024 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:
Сроки хранения документов — OSG
2. В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные настоящим Федеральным законом для руководителя экономического субъекта.
Определенные кадровые документы относятся к группе документы со сроком хранения до востребования. Для этого необходимо перезаписывать реестр либо переформатировать.
Сроки хранения электронных документов в архиве организации: как определяются, когда не предусмотрены, сколько составляют и как хранить данные по правилам в информационной системе, в какой должны быть форме – все об информация, хранящейся в цифровом виде
Организация архивного хранения документов
- управленческие документы, к которым относятся приказы, распоряжения по должностям, личные дела сотрудников, зарплатные ведомости, устав;
- технические документы – сметы, акты, схемы, графики, данные исследований и т. д.
Соблюдая установленные законом правила, порядок и сроки сбережения документации, любой бизнесмен не только страхует себя от неприятностей с проверяющими органами, но и создает документальную доказательную базу, которая рано или поздно потребуется ему самому или его сотрудникам для отстаивания своих законных прав и интересов.
Готовые решения для всех направлений
Очевидно, автоматизация необходима любой компании. Компания «Клеверенс» предлагает продукты, которые помогают автоматизировать рабочие процессы во всех направлениях. Внедрение современных инструментов позволит забыть предприятиям о ручных операциях и ускорит работу по всем фронтам, что приводит к увеличению прибыли.
Также должен быть отработан алгоритм выдачи материалов из хранилища, их уничтожение. Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов.
Порядок хранения кадровой и бухгалтерской документации
Способы сохранить документацию
- Независимо от срока содержание должно быть читабельным и информативным. Чтобы сэкономить память устройства, на котором будет размещен архив, файлы подвергаются конвертации и сжиманию. Это может привести к снижению читабельности, чего нельзя допустить;
- Основной договор должен быть в связке со своими приложениями. Например, есть соглашение и к нему идут дополнительные контракты. Поэтому при поиске один файл должен отсылать к другому либо прикрепляться к нему;
- Технологии не стоят на месте, а вместе с ними меняются форматы хранения электронных документов, а вместе с ними и требования. Поэтому все сохраненные данные должны соответствовать нынешнему образцу, чтобы иметь к ним доступ. Для этого необходимо перезаписывать реестр либо переформатировать.
- Документация накапливаются с годами, что затрудняет поиск нужных сведений в последующем. При архивации необходимо предусмотреть идентификацию по определенной маркировке либо обозначениям, которые позволят оперативно найти нужный файл. Также они должны быть распределены по группам для оперативного поиска.
- При помещении информации в реестр, их необходимо перевести в неизменяемое состояние. Посторонний не должен иметь возможность изменить ее содержание и форму.
- В хранилище отправляются файлы в двух экземплярах, которые хранятся на разных носителях.
- При получении цифровой копии из реестра его подлинность заверяется подписью должностного лица.
Напомним, что контрольно-ревизионная служба была реорганизована в государственную финансовую инспекцию, действующую согласно обновленному закону — Закону Украины «Об основных принципах осуществления государственного финансового контроля в Украине» от 26.01.93 г. № 2939-XII (далее — Закон № 2939).
Уничтожение архивных данных
Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
2004 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации в ст. Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара.
Сдача в архив
Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг
- Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
- Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
- Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
- Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.
Приказ Росархива № 236 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 и иными нормативными документами.
Как правильно хранить документы
Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.
Документы о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные.
Архивирование в цифре: плюсы и минусы
Содержание