Трудовые книжки сотрудников предприятия, их пустые бланки и вкладыши к ним должны находиться всегда в кадровой службе или в бухгалтерии, если на нее возложено кадровое делопроизводство. При этом трудовые книжки хранятся всегда в сейфе.
Сроки хранения документов в организации: это важно знать.
- перечень типовых управленческих документов, сформулированный Росархивом 25.08.2010 г., содержащий сроки хранения типовой документации;
- перечень типовых документов, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании, который содержит информацию о сроках хранения (утв. Приказом Министерства культуры России от 31.07.2007 г. № 1182);
- отраслевые перечни, определяющие сроки хранения документов, которые не отражены в вышеперечисленных;
- федеральные законы.
Судебная практика показывает, что нарушения чаще всего выявляются в процессе выездных плановых проверок, в некоторых случаях – при неисполнении запросов. Указанные виды проверок могут организовывать как вышестоящие Архивы, так и налоговые службы, Пенсионный Фонд РФ либо сама компания в форме аудита.
Номенклатура и порядок хранения документов в организации — что следует знать каждому руководителю
Со временем в организации скапливается огромное количество различной документации. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах, необходимо создать комиссию (обычно в составе трех человек), которая бы провела экспертизу на предмет ценности и разобрала бумаги на следующие категории в зависимости от того, какие сроки хранения документов в организации для них предусмотрены:
имеющие информацию об исчислении и уплате налогов 4 года;. не включенная в номенклатуру личных дел по предприятию 75 лет;.
Сколько хранить документы после ликвидации ООО: сроки и места архивации
Новые сроки хранения документов в организации в 2024 году | Тот Учет | Яндекс Дзен
- приказы;
- расписание работы;
- структура юрлица;
- учредительные документы, Устав;
- коммерческие договоры;
- акты приема-передачи недвижимого имущества;
- реестры акционеров, выписки из них;
- годовые отчеты акционерного общества;
- и др.
Сроки хранения документов определены Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Что делать с документами, если истек их срок хранения?
При обнаружении гибели или пропажи документации руководитель организации своим приказом должен сформировать комиссию для выяснения причин выявленного факта. Если это необходимо, то для участия в расследовании могут быть приглашены представители охранной компании, пожарной или следственной структуры.
Без этой процедуры уничтожать документацию нельзя. положения об обособленных подразделениях предприятия;.
Налоговые декларации и бумаги
Кадровая документация:
- документы, обосновывающие сведения налоговых деклараций – как минимум, 4 года;
- расчеты и декларации по налогам, обязательным взносам и сборам – как минимум, 6 лет;
- счета-фактуры, выписанные в адрес контрагентов – 5 лет;
- журнал учета оформленных счетов-фактур – как минимум, 4 года с даты внесения последней записи;
- книги учета покупок и продаж (вместе с дополнительными листами к ним) – как минимум, 4 года с момента последней записи;
- документы для подтверждения убытка или обоснованности уменьшения налогооблагаемой базы на УСН – на все время пользования льготой.
Касательно первого этапа, никаких определенных и четких требований закон не устанавливает. На уровне предприятия могут выдвигаться отдельные условия. Вместе с этим, при подготовке к передаче дела в архив следует поработать. Весь объем разрозненных бумаг нужно привести в порядок и структурировать по хронологии. При этом необходимо совершить следующие действия:
Длительное хранение
Правила работы архивов п. 4.2 указывает, что хранилище должно быть размещено в отдельном специально построенном или приспособленном для этого помещении. Этот факт предусматривается при проектировании и строительстве сооружений. Если специализированного помещения нет, для этой цели выделяется отдельный кабинет в административном здании.
Приказы, связанные с поощрение или дисциплинарным взысканием сотрудников. 23 НК РФ, подобные документы должны храниться, как минимум, 4 года.
Особенности хранения кадровой документации
Хранение в электронном формате
Исчисление срока производится с даты завершения года, в котором были закрыты регистры налогового учета. На отдельные категории налоговой документации распространяют действие дополнительные нормативные акты, устанавливающие более длительные сроки хранения, чем 4 года. В этом случае необходимо следовать их требованиям.
Временное
Создавая собственный архив, предприятие должно под эти цели выделить отдельное помещение и оборудовать его стеллажами, полками или глухими шкафами. При наличии в данном помещении окон их необходимо зашторить или иным образом затенить, чтобы исключить попадание солнечного света на документы, приводящее к их выцветанию.
бухгалтерские документы, раскрывающие учет и отчетность 5 лет;. Перечень содержит 1003 позиции деловой отчетности с указанием для каждой позиции своего времени.
Содержание
