В момент подачи документов в бухгалтерию сотрудник, взявший активы под отчет, должен написать расписку. В ней указывается, что все необходимое он сдал и отчет был принят к проверке. В расписке должны поставить свою подпись:
Какой датой подотчетному лицу подписывать авансовый отчет? | «Правовест Аудит»
- дополнительно к чеку работнику стоит попросить у водителя квитанцию с его подписью;
- имейте в виду, что некоторые сервисы по заказу такси предлагают доставить подписанную квитанцию на адрес компании;
- попросите сотрудника также распечатать из приложения маршрут поездки. Это позволит подтвердить ее производственную цел поездки.
В примере выдана сумма перерасхода по авансовому отчету (проводка Д/т 71 – К/т 50) из кассы. В зависимости от принятой в компании системы расчетов с персоналом, деньги ему могли быть перечислены на карту проводкой Д/т 71 К/т 51. В результате сч. 71 по выданной подотчетной сумме Дерябину А.Ю. закрылся.
Авансовый отчет: проводки, как правильно вести, отображение в бухгалтерском учете для чайников, сроки сдачи и хранения — Бизнес
В бухгалтерском учете проводка по выдаче наличных денежных средств подотчетному лицу выглядит следующим образом Д71 К50, выдача наличных денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (образец которого можно скачать здесь). Выдача подотчетной суммы безналичными денежными средствами учитывается проводкой Д71 К51.
Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так. Первичные документы на покупку должны быть выписаны на имя работодателя.
ДЕСЯТЬ ВОПРОСОВ ПО АВАНСОВОМУ ОТЧЕТУ 14 Октября 2019 — Дельта Информ в Самаре
Куда подшивать авансовые отчеты.
- 4 года – срок хранения для бухгалтерских и налоговых отчетов, заявлений, авансовых отчетов, с которых начисляются налоги;
- 10 лет – срок для первичной документации, в которой расходы из-за полученных убытков переносятся на ближайшие периоды;
- 5 лет – для первичных авансовых отчетов.
Основанием для авансового отчета служит выдача подотчетному лицу денежных средств, которые должны быть потрачены на решение поставленных компанией задач. Суммы средств – наличные или безналичные – выдаются сотруднику на основании приказа руководителя. В этом приказе обязательно отражаются размер предоставленных средств, цели их трат и другие ключевые нюансы.
Передача документов в архив
С 1 июля 2019 года чеки будут обязаны почти все продавцы. Так, допустим, онлайн-кассу обязаны будут использовать ИП на патенте, которые не нанимали сотрудников (Федеральный закон от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Это означает, что если подотчетник что-то купил у него, то чек должен быть. Ранее чека могло не быть, поскольку его не был обязан выдавать ИП-продавец.
Расходы на такси тоже подлежат документальному подтверждению. Работники компании получили на руки крупную сумму для передачи другому предприятию.
| Дебет | Кредит | Название операции |
| 71 | 50 | Выдана подотчетная сумма из кассы |
| 71 | 51 | Подотчетная сумма перечислена на расчетный счет работника |
| 50 | 71 | Неизрасходованные средства возвращены подотчетным лицом в кассу |
| 20 (26, 44) | 71 | Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции |
| 10 (15, 41) | 71 | Списаны расходы, связанные с приобретением материальных ценностей подотчетным лицом |
| 94 | 71 | Списаны суммы, не возвращенные подотчетным лицом в срок |
| 70 | 94 | Не возвращенные суммы удержаны из заработной платы работника |
Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете
Основные нюансы выдачи денег в подотчет
- представления (составления) авансовых отчетов подотчетными лицами;
- проверки авансовых отчетов в бухгалтерии;
- утверждения отчетов руководителем;
- окончательных расчетов по авансовым отчетам.
Основанием для авансового отчета служит выдача подотчетному лицу денежных средств, которые должны быть потрачены на решение поставленных компанией задач. Суммы средств – наличные или безналичные – выдаются сотруднику на основании приказа руководителя. В этом приказе обязательно отражаются размер предоставленных средств, цели их трат и другие ключевые нюансы.
Электронные чеки
С 1 июля 2019 года чеки будут обязаны почти все продавцы. Так, допустим, онлайн-кассу обязаны будут использовать ИП на патенте, которые не нанимали сотрудников (Федеральный закон от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Это означает, что если подотчетник что-то купил у него, то чек должен быть. Ранее чека могло не быть, поскольку его не был обязан выдавать ИП-продавец.
Но чаще всего поездку оформляют через приложение в телефоне. Работники компании получили на руки крупную сумму для передачи другому предприятию.
Как регулируют сроки хранения документов
Круг подотчетных лиц
- 4 года – срок хранения для бухгалтерских и налоговых отчетов, заявлений, авансовых отчетов, с которых начисляются налоги;
- 10 лет – срок для первичной документации, в которой расходы из-за полученных убытков переносятся на ближайшие периоды;
- 5 лет – для первичных авансовых отчетов.
К авансовому отчету инженер приложил все подтверждающие расходы документы. В итоговой строке отчета сумма расходов – 166 100 руб., т. е. произошел перерасход выданных средств. Бухгалтер проверил отчет, утвердил произведенные затраты. Согласно авансовому отчету, проводки в бухгалтерском учете сделаны следующие:
Если деньги выданы на приобретение ТМЦ
Сотрудники, получившие средства от компании, обязаны сдать авансовый отчет в течение 3 дней после завершения срока, указанного в документе о выдаче активов. Если же подотчет оформлялся на время длительного отсутствия человека на рабочем месте (из-за командировки, отпуска, больничного и т.д.), то авансовый отчет (АО) предоставляется не позднее чем через 3 дня после возвращения.
При этом сроки проверки и утверждения авансового отчета в условиях вопроса не названы. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка.
| Дебет (Дт) — № счета | Кредит (Кт) — № счета | Тип проводки | Основание проводки |
|---|---|---|---|
| 41 | 71 | Покупка материальных объектов за подотчетные средства | Авансовый отчет сотрудника, акт приемки нового оборудования предприятия |
Документы о проезде
Содержание
