Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами). Требования бухгалтерии к АО таковы:
Принятие чеков в авансовый отчет. Какие документы нужны для авансового отчета
- сотрудник израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
- сотрудник предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).
И еще один момент: если и у работника (подотчетного лица), и у бухгалтера (главного бухгалтера или руководителя предприятия), принимающего авансовый отчет, один режим работы, то 3 рабочих дня, предусмотренные для сдачи авансового отчета, не вызовут трудностей. А если бухгалтер или иное уполномоченное лицо работают всего 5 дней в неделю, а подотчетное лицо — по своему графику?
Расчеты с подотчетными лицами. Порядок составления авансового отчета
В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств.
соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. сказано, что на основании авансового отчета производится окончательный расчет.
Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами). Требования бухгалтерии к АО таковы:
Срок сдачи авансового отчета по командировке и другим денежным средствам, выданным под отчет
- Наличные деньги выдаются на расходы, связанные с осуществлением деятельности;
- Сотрудник в свободной форме пишет заявление;
- На заявлении руководитель указывает выдаваемую сумму, срок выдачи денег, ставит дату и подпись;
- Бухгалтер выписывает расходно-кассовый ордер, выдает деньги;
- Не позднее 3 рабочих дней по истечении срока выдачи денег или возврата из командировки сотрудник представляет авансовый отчет.
И еще один момент: если и у работника (подотчетного лица), и у бухгалтера (главного бухгалтера или руководителя предприятия), принимающего авансовый отчет, один режим работы, то 3 рабочих дня, предусмотренные для сдачи авансового отчета, не вызовут трудностей. А если бухгалтер или иное уполномоченное лицо работают всего 5 дней в неделю, а подотчетное лицо — по своему графику?
Срок и суммы подотчетных денежных средств не ограничиваются
В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств.
соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. сказано, что на основании авансового отчета производится окончательный расчет.
Позицию Минфина о перечислении подотчетных сумм на банковские карты работников поддерживали и ранее Банк России в Письме от 24.12.2008 N 14-27/513 и Федеральное казначейство в Письме от 26.07.2011 N 42-7.4-05/5.2-500.
Срок сдачи авансового отчета по командировке и другим денежным средствам, выданным под отчет
- Бланк с лицевой стороны предназначен для указания на нем информации по названию организации, Ф.И.О. подотчетного работника, его должности, наименования отдела предприятия, в котором работает этот сотрудник. Кроме того, на лицевой стороне проставляется номер документа, дата его оформления и назначение подотчетных денег.
- Далее заполняется таблица в левой части лицевой стороны бланка – там указывается информация о предыдущих подотчетных средствах, о деньгах, полученных в данный момент и сумма расхода. Если имеет место быть перерасход или остаток денежных средств, то их суммы также указываются в авансовом отчете.
- Оборотная сторона бланка (АО-1) предназначена для записи списка документов, которые подтверждают совершенные траты (пункты 1-6). К таким документам относится командировочное удостоверение, чеки и квитанции, транспортные накладные. Возле названия каждого документа проставляется сумма расхода по нему в рублях. Всем бумагам, которые являются приложениями к авансовому отчету, присваивается номер, соответствующий их положению в таблице на оборотной стороне бланка отчета.
- В случае если подотчетные средства были выданы работнику в иностранной валюте, то дополнительно заполняется графа 1а на лицевой стороне бланка, а также графы 6 и 8 на обороте.
Бывает, что работник прикладывает к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую ему выдал продавец. Этот документ может быть использован для подтверждения расходов наравне с кассовым чеком и бланком строгой отчетности. Такой вывод подтверждает и арбитражная практика (постановление ФАС Московского округа от 09.12.2005 № КА-А40/12227-05).
В течение какого времени нужно выдать перерасход по авансовому отчету
Возмещение по авансовому отчету Возмещение перерасхода по авансовому отчету на карту или в наличной форме осуществляется в течение 5-ти дней после возвращения сотрудника из служебной поездки. Если же расчеты проводились после снятия денег с карты, то сроки сдачи отчетного документа сокращаются до 3-х дней с момента завершения командировки.
На самом деле течение трехдневного срока для отчета начинается. Наименование организации, от имени которой составлен документ;.
Итоги
В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.
Порядок учета командировочных расходов в 2024 — 2024 годах
- выдача наличных денежных средств из кассы под отчет осуществляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 4.4 гл. 4 Положения N 373-П).
Когда сотрудник не может подтвердить, совершённые затраты или не может приложить к авансовому отчёту полный комплект подтверждающих документов (документы на получение и на оплату ), тогда возмещение — на усмотрение организации (ИП). Затраты сотруднику вполне можно возместить, если они на ваш взгляд обоснованы.
Что требуется от бухгалтера
Если вы не уверены или у вас имеются сомнения в правильности перевода, вы можете пригласить переводчика (в этом случае можно заключить договор гражданско-правового характера) или обратится в специализированные фирмы, оказывающие эти услуги (по договору оказания услуг (работ)). Кстати, такие услуги оказываются при многих нотариальных конторах.
Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом. Когда нужно вносить остаток неизрасходованной подотчетной суммы.
Сроки возврата перерасхода по авансовому отчету
– дата составления документации;
– название компании, от имени которого составлена документация;
– измерители хозяйственных операций в денежном и натуральном выражении;
– содержание хозяйственных операций;
– название должностей лиц, которые ответственны за хозяйственную операцию и правильность ее составления;
– подписи указанных лиц. Заверяется этот документ подписями бухгалтера и главного бухгалтера.
Содержание
